DEFINICIÓN DE
PROYECTO
l término proyecto proviene del latín proiectus y
cuenta con diversas significaciones. Podría definirse a un proyecto como el
conjunto de las actividades que desarrolla una persona
o una entidad para alcanzar un determinado objetivo. Estas actividades se
encuentran interrelacionadas y se desarrollan de manera coordinada.
Un proyecto (del latín proiectus) es una planificación que consiste en un conjunto
de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas.[1] La razón de un proyecto es alcanzar
objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto,
calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definido.
El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado,
y se puede decir que colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan
los recursos disponibles. La definición más tradicional "es un esfuerzo
planificado, temporal y único, realizado para crear productos o servicios
únicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso. Esto en contraste
con la forma más tradicional de trabajar, en base a procesos, en la cual se
opera en forma permanente, creando los mismos productos o servicios una y otra
vez".
GESTIÓN DE
ALCANCE
El alcance es la
descripción de los límites del proyecto, define lo que el
proyecto realizara para
lograr sus objetivos. El alcance es el conjunto de todas las actividades que el
proyecto ha definido y que luego usara para definir el cronograma y el
presupuesto del mismo. La Gerencia del Alcance del Proyecto incluye los
procesos requeridos para asegurar que se incluya todo el trabajo requerido, y
solo el trabajo requerido para completar el proyecto exitosamente. La principal
preocupación de la gerencia del alcance es definir y controlar lo que está
incluido y lo que no esta incluido en el proyecto.
Una de las causas
principales para que un proyecto falle es la mala gerencia del alcance del
proyecto, ya sea porque el gerente del proyecto no dedico el tiempo suficiente
para definir el trabajo, o porque no existió una buena gerencia del alcance, lo
que lleva a añadir trabajo no autorizado o presupuestado al proyecto, esto se
conoce como alteración del alcance. La alteración del alcance, o los cambios no
controlados en el alcance del proyecto, es la tendencia de un proyecto a
incluir más tareas que las especificadas originalmente, lo que a menudo causa
costos más elevados de los planificados y una extensión de la fecha de
finalización del proyecto.
El propósito de la
gerencia del alcance del proyecto es proteger la
viabilidad de Contrato
del Proyecto. En otras palabras, el Contrato del Proyecto define todo el
alcance del proyecto y esto establece un nexo entre los recursos, procesos,
resultados, y objetivos del proyecto.
GESTIÓN
DE TIEMPO
El
componente Gestión de tiempos ofrece ayuda para realizar todos los
procesos que implican la planificación, registro y valoración del trabajo
interno y externo realizado por los empleados, así como los tiempos del
absentismo. Proporciona datos de planificación a otras aplicaciones y entrega
información a procesos empresariales tales como:
·
Determinación de costes de personal
· Creación de
facturas
·
Confirmaciones
· Entrada de
servicios de empleados externos
La Gestión
de tiempos tiene interfases adaptadas al usuario que apoyan la entrada
centralizada y descentralizada y la gestión de tiempos de personal. Los
administradores del departamento de recursos humanos o bien los administradores
de tiempos, como superiores, secretarias y los empleados mismos, en
departamentos individuales, pueden procesar los datos de forma centralizada
La Gestión
de tiempos le permite registrar tiempos de personal en modo interactivo o
utilizando aplicaciones self-service. Las aplicaciones self-service van desde
el subsistema de registro de tiempos clásico a las aplicaciones móviles,
pasando por las aplicaciones Web. Los empleados pueden utilizar estas
aplicaciones para, por ejemplo, solicitar vacaciones, grabar horarios de
trabajo para pedidos o proyectos, además de para visualizar sus cuentas de fecha
clave.
La Gestión
de tiempos le permite representar todos los convenios de empresa, todas las
estipulaciones de convenio colectivo, así como requisitos legales de todo el
mundo. Es muy flexible, lo cual significa que puede apoyar nuevos conceptos tales
como la gestión de cuentas de tiempos a largo plazo.
Gestión de costos
La Gestión de Costos
asegura que las tareas se lleven a cabo dentro de los rangos económicos
impuestos (presupuesto del proyecto o recursos asignados para la actividad
correspondiente).
La estimación de costos
de las actividades implica desarrollar una aproximación de los costos de los
recursos necesarios para completar cada actividad del cronograma. Al hacer la
aproximación de los costos, el estimador debe considerar las posibles causas de
variación, incluyendo los riesgos. Las estimaciones de costos generalmente se
expresan en unidades monetarias (dólares, euros, yen, etc.) para facilitar las
comparaciones tanto dentro como entre los proyectos.
La exactitud de la estimación
de un proyecto aumenta a medida que avanza el proyecto a lo largo del ciclo de
vida del proyecto.
GESTIÓN DE RIESGOS
La gestión de riesgos es un
enfoque estructurado para manejar la incertidumbre relativa a una amenaza, a
través de una secuencia de actividades humanas que incluyen evaluación de
riesgo, estrategias de desarrollo para manejarlo y mitigación del
riesgo utilizando recursos gerenciales. Las estrategias incluyen transferir el
riesgo a otra parte, evadir el riesgo, reducir los efectos negativos del riesgo
y aceptar algunas o todas las consecuencias de un riesgo particular.
Algunas veces, el manejo de riesgos se centra en la contención de riesgo
por causas físicas o legales (por ejemplo, desastres naturales o incendios,
accidentes, muerte o demandas). Por otra parte, la gestión de riesgo financiero
se enfoca en los riesgos que pueden ser manejados usando instrumentos
financieros y comerciales.
El objetivo de la gestión de riesgos es reducir diferentes riesgos
relativos a un ámbito preseleccionado a un nivel aceptado por la sociedad.
Puede referirse a numerosos tipos de amenazas causadas por el medio ambiente,
la tecnología, los seres humanos, las organizaciones y la política. Por otro
lado, involucra todos los recursos disponibles por los seres humanos o, en
particular, por una entidad de manejo de riesgos (persona, staff, organización).
Así, la administración de riesgo empresarial es un proceso realizado
por el consejo directivo de una entidad, la administración y el personal de
dicha entidad. Es aplicado en el establecimiento de estrategias de toda la
empresa, diseñada para identificar eventos potenciales que puedan
afectar a la entidad y administrar los riesgos para proporcionar una seguridad
e integridad razonable referente al logro de objetivos.
La gestión de riesgos financieros ha cobrado una especial relevancia a
nivel internacional, debido en parte a las crisis financieras de los años
noventa. La gestión de riesgos financieros se ocupa de diversos tipos de
riesgos financieros.
GESTIÓN DE CAMBIOS
Vivimos en una época de
continuos cambios. Tendemos a asociar la idea de cambio con la de progreso, y
aunque esto no sea necesariamente así, es evidente que toda «evolución a mejor»
requiere necesariamente de un cambio.
Sin embargo, es moneda
frecuente encontrarse con gestores de servicios que aún se rigen por el lema:
«si algo funciona, no lo toques». Y aunque bien es cierto que el cambio puede
ser fuente de nuevos problemas, y nunca debe hacerse gratuitamente sin evaluar
bien sus consecuencias, puede resultar mucho más peligroso el estancamiento en
servicios y tecnologías desactualizadas.
Las principales razones para
la realización de cambios en la infraestructura son:
- Solución de errores conocidos.
- Desarrollo de nuevos servicios.
- Mejora de los servicios existentes.
- Imperativo legal.
El principal objetivo de la Gestión
de Cambios es la evaluación y planificación del proceso de cambio para
asegurar que, si éste se lleva a cabo, se haga de la forma más eficiente,
siguiendo los procedimientos establecidos y asegurando en todo momento la
calidad y continuidad del servicio.
GESTIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
Es la capacidad de mantener a
la organización productiva, eficiente y eficaz, a partir del uso adecuado de su
recurso humano. El objetivo de la gestión de recursos humanos son las personas
y sus relaciones en la organización, así como crear y mantener un clima
favorable de trabajo, desarrollar las habilidades y capacidad de los
trabajadores, que permitan el desarrollo individual y organizacional sostenido
Funciones de la gestión de
recursos humanos
- Planeación
- Reclutamiento
- Selección de personal
- Inducción
- Entrenamiento
- Gestión del Desempeño
- Remuneraciones
- Promociones
- Estructura organizativa
- Sistema de trabajo
PLANEACION DE RECURSOS
HUMANOS
Consiste en anticiparse y
calcular las necesidades futuras de personal que requiere la empresa para
sostener su crecimiento y aprovechar todas las oportunidades que se le
presenten.
Debe determinar entonces el
numero y calificación de personas necesarias para desempeñar funciones
especificas(competencias).
GESTION DE LAS
COMUNICACIONES
Es el área de Conocimiento
que incluye todos los procesos necesarios para asegurar la generación,
recuperación, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la
información del proyecto en tiempos y en forma.
Los procesos de Gestión de
las Comunicaciones del Proyecto incluyen lo siguiente:
Planificación de las
Comunicaciones: Este proceso determina las necesidades de
información y comunicación de los interesados; por ejemplo, quién necesita qué
información, cuándo la necesitará, cómo le será suministrada y por quién. Identificar las necesidades de información de
los interesados y determinar una forma adecuada de satisfacer esas necesidades
es un factor importante para el éxito del proyecto.
Gestión de calidad
El término gestión de
calidad tiene significados específicos dentro de cada sector del negocio.
Esta definición, que no apunta al aseguramiento de la buena calidad por la
definición más general sino a garantizar que una organización o un producto sea
consistente, tiene cuatro componentes1
:
- Planeamiento de la calidad
- Control de la calidad
- Aseguramiento de la calidad
- Mejoras en la calidad.
La gestión de calidad se
centra no solo a la calidad de un producto o servicio, sino que a los medios
para obtenerla. Por lo tanto, la gestión de calidad utiliza al aseguramiento de
la calidad y el control de los procesos para obtener una calidad más
consistente.
GESTIÓN DE COMPRAS Y CONTRATOS.
•
La Logística del
aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisición y almacenamiento de
productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc,
desde los proveedores hasta el cliente.
•
Nuevo enfoque hacia la
integración del aprovisionamiento a la estrategia global de la empresa.
Dada su importancia existe
la necesidad de su diseño sea flexible, sincronizada con los sistemas de
producción, control y reducción de costos y
desarrollo de herramientas analíticas y de control para el logro de
objetivo
La gestión de contratos afecta al 80% de las transacciones
empresa-a-empresa, pero la gestión de los contratos ha marcado la mayoría de
las otras áreas de negocio en términos de eficiencia, automatización y acceso
corporativo. La gestión de contrato puede ser difícil cuando los contratos se
almacenan en múltiples discos duros y en múltiples archivos. Además, las
renovaciones de contrato a menudo se ejecutan sin previo aviso, lo que conlleva
costes inadvertidos y bienes y servicios potencialmente no deseados. La
negociación de los contratos puede consumir también bastante tiempo. Múltiples
ejemplares de documento en distintas etapas de avance se envían por correo
electrónico y / o por fax entre las partes, lo que hace difícil realizar un
seguimiento de la versión actual. Las fusiones y adquisiciones y la
globalización crean contratos duplicados y un desafío aún mayor para la
visibilidad de la contratación, las negociaciones efectivas, y el cumplimiento.
Además, los cambios de precios y los errores de precios en las facturas a
menudo pasan desapercibidos causando gastos imprevistos excesivos a lo largo
del año.
La Gestión de Contratos otorga control a los profesionales sobre el ciclo
de vida del contrato.
La Gestión de Contratos,
proporciona la base estratégica para la gestión de relaciones con los
proveedores. Las opciones de seguimiento de contratos, gestión y negociación
son necesarias para optimizar las relaciones contractuales y la ejecución
global del contrato del proveedor. La solución le permite obtener oportunamente
la información sobre las obligaciones de los contratos, exposiciones,
caducidad, cambios y renovaciones ofreciendo un mayor control sobre sus
contratos, con una reducción de costosos descuidos y exponiendo los riesgos
potenciales.
No hay comentarios.:
Publicar un comentario